Was wir bei E-Mails beachten sollten

Gutes, sicheres und rundherum taugliches e-mailen hängt sehr stark vom Inhalt und Aufbau einer E-Mail, die wir schreiben, ab.
Da ich hier den Einsatz von E-Mail als vorbildliches digitales Kommunikationsmittel fördern will, thematisiere ich auch dies.
Wir sind in unserer zunehmend informationsüberfluteten Zeit an so vielen Stellen von inhaltsleerer Kommunikation umspült (und damit meine ich nicht die abgrundtiefe philosophische Betrachtung über Sinn und Zweck von flächendeckender Videoüberwachung im ÖPNV als Maßnahme gegen weitere Ransomware nach dem dritten Club Mate), dass einige grundlegende Gedanken zu unserer E-Mail-Kommunikation helfen, uns vor dem Untergang in dieser Datenflut zu bewahren.

Eine E-Mail ist doch irgendwie ein Brief

Und ein Brief hat eine gewisse Form.
Eine Anrede stimmt den Empfänger bereits auf das kommende ein.
Wir brechen ja auch nicht wie ein Erdrutsch gleich mit den heikelsten Themen im persönlichen Gespräch über unsere Gesprächspartner herein.
Hier beginnen wir ja unsere Verbal-Lawine auch zumindest mit einem:
“Hallo Fremder, setz dich stabil hin, ich muss dich grad mal verbal mit den neuesten Dramen/Verschwörungstheorien/Wochenenderlebnissen überrollen.”
Wir haben Zeit, etwas zu schreiben; da wird uns diese Zeile mehr nicht um unsere Mittagspause bringen.
Wenn ich gerade bei der guten Form bin:
Ein Brief (oder eine Postkarte, Telegramm, Telefonat) endet mit einer zumindest höflichen, bestenfalls freundlichen Abschlussformel.
Wir stehen nicht einfach mitten im “direkten” Gespräch auf und machen uns Sang- und Klanglos aus dem Staub.
Warum sollte dies bei einer E-Mail anders sein?
Eine Mail ohne Schlussformel wirkt im günstigsten Fall wie ein plötzlicher Anfall von Unlust, meistens jedoch bleibt bei mir das schale Gefühl von generellem Desinteresse an diesem elektronischen Gedankenaustausch.
An dieser Stelle ist es sogar noch einfacher dem entgegenzuwirken als bei der Anrede:

  • Wir können eine automatische Signatur verwenden!

Einmal eingerichtet – immer ein freundlicher Abschluss des elektronisch versendeten Gedankenguts.
Vielleicht sollten wir uns an dieser Stelle auf eine neutral-freundliche Formulierung festlegen, denn ich kann mir gut vorstellen, dass die nächste Mail an unser Finanzamt mit der Schlussformel:
“Tausend heiße Küsse, dein Spatzerl”
eine gänzliche andere Prüfung unserer Steuerunterlagen zur Folge hat …

Ein Betreff sagt etwas aus

Re:Re:Aw:Re:Aw:Aw:Aw:Re:Re:Re:Mein Termin
Leider geht es in dieser Mail mit seiner aussagekräftigen Betreffzeile die an die Warteschlange des neuesten Rollercoasters im Europapark gemahnt (ab diesem Re: nur noch 23 weitere Re: bis zum Ende der Betreffschlange) schon lange nicht mehr um einen Termin.
Aber beginnen wir am Anfang – oder hier eher am Ende.
Ein Betreff wie “Mein Termin” ist vom Inhalt her kein Betreff (sondern allenfalls fantasielos).
Der Betreff einer E-Mail sollte den Inhalt dieser Nachricht in einer kurzen Zeile zusammenfassen.
Es ist ein Zeichen von Respekt und Höflichkeit dem Addressaten gegenüber, wenn wir schon im Betreff signalisieren, worum es in dieser Nachricht überhaupt geht.
Aufgrund der hohen Geschwindigkeit – und dem Irrglauben, dass E-Mail nichts kostet (Doch, es kostet. Jede Mail kostet Rechenzeit, Speicherplatz, Strom, Zeit und Nerven.) hat die Menge an übertragener Information gegenüber dem Snail-Mail-basierten Nachrichtenaustausch wahnsinnig stark zugenommen.
Da ist es doch nur fair, wenn wir unseren Kommunikationspartnern ein wenig entgegenkommen. Und eine faire Chance geben, schon am Betreff zu erkennen, worum es geht (anstatt in jeder Mail den sinntragenden Inhalt tief unter einem Berg von Zeichen (mit dem Informationsgehalt eines digitalen Weißbrotes) zu verstecken).
Ich will nun zum Antwort-Schluckauf zurückkommen, den ich am Anfang des Abschnittes angeführt habe.
Es ist einfach unleserlich, immer weitere, sich ständig wiederholende Präfixe an eine laufende E-Mail-Konversation zu hängen (Ja, ich weiß, wir hängen die nicht manuell dran – aber sind wir denn solche Sklaven unserer Software, dass wir an sinnvollen Stellen nich manuell eingreifen können?).
Unsere E-Mail-Programme ordnen zusammengehörige E-Mails sehr geschickt als solche an, dazu benötigen diese die wurmfortsatzartigen Präfixe nicht.
Für eine bessere Les- und Verfolgbarkeit von E-Mails hilft deutlich mehr, wenn wir den Betreff sinnvoll anpassen.
Ich verdeutliche dies mit einem Beispiel:

  1. Betreff: Unser Termin am 24.05.2017
  2. Betreff: Re: Unser Termin am 24.05.2017 – Neuer Terminvorschlag: 25.05.2017
  3. Betreff: Aw: Neuer Terminvorschlag: 25.05.2017 – akzeptiert

Mit diesen einfachen Mitteln ersparen wir uns die Notwendigkeit, die Spaltenbreite unserer E-Mail-Clients bis ins Unendliche zu strapazieren – und erreichen überdies noch, dass wir uns der zunehmenden digital verordneten Lethargie im Bereich E-Mail-Kommunikation entziehen.

Eine Mail – ein Thema

Ebenfalls der zunehmenden Flut an Informationen geschuldet ist die Tatsache, dass zwei Drittel der Informationen einer E-Mail schlicht den virtuellen Bach runter gehen.
Wenn also mehr als ein Thema in einer E-Mail thematisiert wird, können wir davon ausgehen, dass die Themen zwei bis 85ff vollkommen für die Katz formuliert sind.
Darum meine Empfehlung:

  • Nur ein Thema pro Mail behandeln.

Das macht die Kommunikation auch viel handlicher.
In wenigen Fällen ist eine E-Mail-Kommunikation mit einem Nachrichten-Ping-Pong abgewickelt.
Eher ist es Ping-Pong-Ping-Ping-Pong-Pong-Zwäng-Dong-Pong-Ping.
Und da wird es dann mit mehr als einem Thema fies – da wird es ganz schnell unübersichtlich (wir stellen uns das jetzt mal so vor wie vulkanisches Schach):
Ping-Pong-Ping1-Pong1-Pong2-Ping1a-Ding-Dong-Ding1-Pong1-Pong2-Pong3-Ping1b-Ping-Zwong-warumistjetztnochHerrMeiermitaufdemVerteiler
…und wie gesagt, das ganze stellen wir uns nun in drei Dimensionen mit einer unendlichen Anzahl an möglichen Mitspielern vor…
Machen wir das ganze Spiel mit nur einem Thema, sieht das alles viel entspannter aus:
Ping-Pong-Ping-Pong-Pong

Der Schlüssel auf der Fußmatte

oder: Schicke niemals Zugangsdaten in einer Mail gemeinsam mit dem Passwort.
Es ist schon schrecklich genug, ein Passwort in einer unverschlüsselten Mail zu verschicken (Zur Erinnerung: E-Mail ist per se unverschlüsselt!).
Aber noch schrecklicher wird es, wenn alle Zugangsdaten zu einem Dienst gemeinsam mit dem zugehörigen Passwort in einer E-Mail verschickt werden.
Das ist so, als würde ich meinen Wohnungsschlüssel nicht nur auf die Fußmatte vor meiner Wohnung legen, sondern auch gleich noch ein Schild daneben hängen:
“Bin nicht da, Schlüssel liegt auf der Fußmatte, bedien dich!”
und das auch noch in alle verfügbaren lokalen Tageszeitungen auf dem Titelblatt annoncieren.
Das gleiche gilt (sogar auf einer höheren Ebene von “nicht-nachgedacht”) für den Anwendungsfall eines verschlüsselten Dokuments, welches in derselben Mail mit dem Entschlüsselungspasswort verschickt wird.
Das ist so blöd, da fehlt mir glatt das Real-World Beispiel.
Kommt aber wirklich vor.
Nun ja, Albert Einstein hat es sehr treffend formuliert (wenn er es denn war):
“Zwei Dinge sind unendlich: das Universum und die menschliche Dummheit. Aber beim Universum bin ich mir nicht ganz sicher.”

TL;DR

  • Hello, Hello! Eine E-Mail ist doch irgendwie ein Brief
  • Wähle weise: Ein Betreff sagt etwas aus
  • Ein Mann, ein Wort: Eine Mail – ein Thema
  • Sicherheit ist nicht nur Krypto: Der Schlüssel auf der Fußmatte

Zum Abschluss heute ein Handlungsaufruf:
Gehet hin und folgt meinen Hinweisen zum schönen mailen.
Ist gut fürs Karma.
Oder zumindest für leserliche Mails.